A cél
Az OSA Archivum feladatának tekinti, hogy a technológiai, jogi, földrajzi és szociokulturális megosztottságból fakadó akadályok leküzdésével minél szélesebb rétegekkel ismertesse meg a történelmi forrásokat. Az Open Access (Nyílt hozzáférés) mozgalom eredményei elévülhetetlenek a tudományos kutatások, főleg a természettudományok eredményeinek internetes közlésében, de a mozgalom sajnos még nem érte el a történelmi források tárházait, az archivumokat − kizárván ezzel az elsődleges források jelentős hányadát a kutatásból és oktatásból. Ezen hiányosság elsődleges következményei főleg a bölcsészettudományok és a történettudomány esetében jelentkeznek. Az OSA Archivum célja a szabad hozzáférés koncepciójának kitágítása és egyre szélesebb körű alkalmazása a levéltári állományok körében. A megvalósítás eszközei: a tömeges digitalizálás, az internetes publikálás, a soknyelvű, szabványos levéltári leírások bevezetése, valamint a nyílt forráskódú alkalmazások és formátumok elterjesztése a levéltári szakmában. Az Archivum a nemzetközi digitális archivumok szabványait és bevált gyakorlatát alkalmazza, hogy megfeleljen a “megbízható digitális adattár” kritériumainak.
Az OSA Archivum digitális archívuma három fontos pillérre támaszkodik: a “Tematikus digitális gyűjtemények”-et, a “Digitális adattár” modelljét és a “Digitális archivumi laboratórium” projektjeit tartalmazza.
Tematikus digitális gyűjtemények
Ezek a gyűjtemények a közelmúlt történelmének egy-egy témája vagy egységes szerkezetű iratanyaga köré szerveződnek. Nagyrészt az OSA Archivum fizikai állományának digitális másolatai, illetve az eleve digitális formában keletkezett OSA iratanyagok kerültek ide. Amennyiben más intézmények hasonló tematikájú digitális iratai is szerepelnek köztük, a pontos forrást mindig megjelöljük.
Digitális adattárak
2005-ban az Archivum létrehozta a Soros Alapítványok Hálózata iratainak archiválására a SNAP (Soros Network Archival Portal) elnevezésű online rendszert, amely a Magyar Soros Alapitvány iratanyagának jelentős hányadát is magában foglalja. A projekt tapasztalataira építve zajlik az OSA Archivum Digitális Adattárának (OSADR) a fejlesztése. Ez a komplex rendszer hosszú távon képes kezelni az OSA Archivum digitális iratait, illetve garantálni a szélesebb közönségnek is biztosított hozzáférést. Míg a két előző kategóriába tartozó digitális gyűjtemények az OSA Archivum saját tartalmait és más levéltárak anyagait egyaránt megjelenítik, addig az OSADR célja, hogy a meglévő katalógusra ráépülve, kizárólag a saját állományunkat tegye közzé archivumi kontextusban. A 2009 végén kísérleti jelleggel elinduló OSADR nem veszi át a jelenlegi struktúra helyét. Reményeink szerint a levéltári segédletek egy új tipusával ismerteti meg a látogatókat.
Digitális Archivumi Laboratórium
Az OSA Archivum munkatársai a hagyományos levéltári leírások és rendszerek megtartása mellett keresik az archivumi tartalmak megőrzésének és feldolgozásának eredeti, a legújabb technológiai vívmányokat hasznosító megoldásait. Az alábbi projektek célja, hogy decentralizáltan, új szemlélettel közelítsenek bizonyos levéltári alapelvekhez, megkérdőjelezvén azt a status quo-t, amely jelenleg jellemzi az európai levéltárakat.
A digitális tartalmak használata
A Digitális Archivum minden gyűjteménye szabadon felhasználható oktatási és tudományos kutatási célokra. A megjelenített digitális források, beleértve az OSA Archivum állományait is, csak töredékét képezik a levéltárak, az együttműködő intézmények fizikailag is fellelhető állományainak. A letölthető iratok, audiovizuális anyagok önmagukon túlmutatva katalógusokhoz, segédletekhez kapcsolódnak, az ezekre történő utalás minden gyűjtemény esetében fellelhető az adott egység szintjén és segítheti a látogatót a további kutatásban. A gyűjtemény bármely dokumentumára hivatkozó publikációnak tartalmazni kell a fizikai egységre történő utalást, pontos jelzettel (ld. OSA Archivum Hivatkozási Szabályzat). Ez alól csak a Párhuzamos Archivum képez kivételt, amely állandó URL-t, internetes elérhetőséget ad meg minden nyilvánosan közzétett dokumentumhoz. Az OSA Archivum örömmel vesz minden olyan megkeresést, amely az itt publikált források másolására, terjesztésére irányul.